Praca dzisiaj wymaga częstych kontaktów ze współpracownikami i partnerami na całym świecie. Bardzo często nasze biuro staje się biurem wirtualnym – najbliższy współpracownik może siedzieć tysiące kilometrów od nas, albo pracujemy z klientem siedząc na plaży, w domowym fotelu czy samochodzie. Dlatego coraz ważniejszy w naszej pracy staje się zestaw telekonferencyjny.

Ale ponieważ wybór na rynku jest bardzo duży, trudno wybrać do firmy czy dla siebie odpowiedni zestaw telekonferencyjny, który sprawdzi się w naszym otoczeniu. Dlatego właśnie warto skorzystać z pomocy i skonsultować z profesjonalistami, jak najlepiej dobrać zestaw telekonferencyjny. A ponieważ tu najbardziej liczy się jakość dźwięku, bo od tego czy my usłyszymy dobrze klienta i czy on nas usłyszy, może zależeć los kontraktu, dlatego warto postawić na sprawdzone i najlepsze na rynku rozwiązania.

Dlaczego zestaw konferencyjny a nie komputer?

Przecież współczesne komputery przenośne mają całkiem niezłe głośniki, wbudowany mikrofon i kamerę. Można prowadzić wideokonferencję z komputera. Można, ale korzystanie z komputera ma kilka wad.

Laptop jako urządzenie do telekonferencji:

  • głośniki w komputerze zwykle nie są dostosowane do telekonferencji, bo mają odtwarzać muzykę, a nie mowę
  • mikrofon w komputerze nie ma systemu wytłumiania dźwięków tła, zbiera wszystkie dźwięki, a nie tylko głosy uczestników
  • komputer ma zwykle jeden mikrofon
  • kamera w komputerze ma mały kąt widzenia
  • kamera w komputerze jest zamocowana na stałe, więc ruch ekranu czy urządzenia powoduje nieprzyjemne wrażenia u naszego rozmówcy

Dobry zestaw telekonferencyjny:

  • Ma głośnik, albo nawet kilka głośników, zaprojektowanych specjalnie aby odtwarzać jak najlepiej ludzką mowę
  • Posiada system mikrofonów, które zbierają dźwięki z całego pomieszczenia, nie działają kierunkowo
  • Oferuje system przetwarzania dźwięku, aby maksymalnie wzmocnić mowę, a usunąć dźwięki tła
  • Potrafi wzmocnić głos nawet dalej siedzących rozmówców
  • Kamera do telekonferencji ma szeroki kąt widzenia, aby objąć jak największą przestrzeń
  • Kamera do telekonferencji jest ruchoma i niezależna od reszty sprzętu, więc można ją umieścić w miejscu dogodnym dla uczestników
  • Zestaw telekonferencyjny można podłączyć zwykle jednym kablem do dowolnego komputera, więc nawet awaria nie przeszkadza w prowadzeniu konferencji

Doświadczenie jakości dźwięku to podstawa dobrego wyboru

W swojej pracy przetestowałem wiele zestawów telekonferencyjnych. Testowałem je w małych i dużych salach konferencyjnych, w jadącym autostradą samochodzie, na plaży, w internetowej kafejce i we własnym mieszkaniu. Dobierając zestawy dla klientów sprawdzałem ofertę różnych producentów. Ostatecznie wybór padł na firmy od wielu lat profesjonalnie zajmujące się sprzętem do telekonferencji. Plantronics ma bardzo długą historię w świecie audio. Zintegrował się ostatnio z firmą Polycom, dzięki czemu powstała firma Poly. Konftel był pionierem telekonferencji i już od 1988 roku oferuje najwyższej klasy rozwiązania audio i wideo. Rozwiązania tych firm przetestowaliśmy na wielu konferencjach, w różnych warunkach.

Zastosowanie zestawu telekonferencyjnego

Oprócz jakości dźwięku w samym zestawie, sposobu wyciszenia dźwięków tła, ważny jest dobór zestawu do jego planowanego zastosowania. Jeśli jeździmy często, możemy potrzebować zestawu telekonferencyjnego z własnym zasilaniem, ale za to o niewielkich rozmiarach. Jeśli zestaw ma być na stałe umieszczony w sali konferencyjnej, to warto zadbać o jego zabezpieczenie przed kradzieżą, oraz dobór głośnika czy głośników i mikrofonów do wielkości sali i ilości uczestników.

Telekonferencja czy wideokonferencja?

Jeśli prowadzimy wideokonferencje, to warto rozważyć zestaw zintegrowany, gdzie za pomocą jednego kabla podłączymy do komputera kamerę, mikrofon(y) i głośnik. A kamera też musi być dostosowana do rodzaju pomieszczenia i ilości uczestników. Jeśli nie będzie obejmować wszystkich, albo jakość obrazu będzie kiepska w różnych warunkach oświetleniowych, rozmówcy będą się czuli niekomfortowo.

Rozmiar sali ma znaczenie

Jeśli rozmawiamy w różnych przygodnych miejscach, w jedną czy dwie osoby, to zestaw telekonferencyjny nie musi być duży. Wystarczy że ma dobre mikrofony dookólne i system wyciszania szumu tła. I musi się mieścić nawet na niewielkim biurku, czy na kolanach. Wtedy też można zrezygnować z dodatkowej kamery i skorzystać z kamery w komputerze.

Jeśli potrzebujemy zaprosić do sali kilka czy kilkanaście osób, warto wybrać zestaw, który ma kilka głośników, możliwość podpięcia dodatkowych mikrofonów, a także który ma specjalny moduł, który łączy ze sobą wszystkie urządzenia i pozwala podłączyć do komputera jednym kablem. Wtedy też dobra szerokokątna kamera ma kluczowe znaczenie dla jakości naszych rozmów. Bo to jak rozmówcy nas widzą, może przesądzić o finale dyskusji.

Sposób podłączenia urządzeń

Przy wyborze zestawu do telekonferencji ważne jest w jaki sposób i z jakimi urządzeniami będziemy go łączyć. Jeśli będzie stał na stole konferencyjnym, dostępny dla każdego, powinien mieć kilka opcji podłączenia do komputerów. Ponieważ goście mogą posiadać w swoich urządzeniach standardowe porty USB (tzw. typ A), nowe USB-C, dostępne w nowych Macbookach Pro, albo po prostu złącze mini-jack.

W przypadku jeśli nasz głośnik ma być przenośny, to warto aby łączył się przez Bluetooth. Wtedy zapewnimy podłączenie do prawie dowolnego współczesnego laptopa, telefonu komórkowego czy tabletu.

Jeśli chcemy mieć podłączenie przez „mini jack”, trzeba sprawdzić czy posiadane przez nas urządzenia mają to złącze. Jest ono wycofywane z najnowszych telefonów i komputerów, więc jeśli myślimy przyszłościowo o modernizacji sprzętu, to warto od razu zainwestować w głośnik pracujący z Bluetooth w wersji minimum 4.1, z profilem A2DP. Zapewni on najwyższą jakość dźwięku z urządzeń przenośnych.

Kamery zwykle łączą się przez USB, więc wybór jest tu prosty. W najtrudniejszym przypadku trzeba zadbać o adapter USB A na USB C. Albo zastosować odpowiedni mostek, łączący urządzenia z komputerem.

W przypadku jeśli chcemy aby cały zestaw łączył się z komputerem jednym kablem, trzeba zapewnić odpowiednie sterowniki. W przypadku podłączenia poprzez jeden kabel USB, wymagane są sterowniki DisplayLink. Sterowniki dla różnych systemów operacyjnych dostępne są tutaj. W przypadku jeśli posiadasz Windows 10 (1607) Anniversary Update lub wyższą, sterowniki DisplayLink są już zainstalowane w systemie.

Warto skorzystać z konsultacji przy doborze zestawu telekonferencyjnego. Możemy zbadać potrzeby i wymagania, doradzimy jaki zestaw będzie najlepszy dla ciebie.