Nokia i notatnik

Masz małą czy średnią firmę? Chcesz aby twoja firma się rozwijała? Chcesz mniej czasu poświęcać na powtarzalne czynności i szkolenia nowych pracowników? Zacznij od nazwania i wdrożenia procesów biznesowych.

Często nie zdajemy sobie sprawy z tego, że procesy biznesowe istnieją w każdej firmie. Nawet najmniejszej. Dlatego że biznes kojarzony jest z wielkimi niewydolnymi korporacjami, zatrudniającymi wiele osób, często tracących czas na robienie tego samego albo powielanie pracy. Ale nie jest to prawda. Procesy są wszędzie, tylko musimy je zidentyfikować i oswoić. Procesy mogą być bardziej lub mniej efektywne, i pomagają albo przeszkadzają w rozwoju firmy i przechodzeniu na kolejne etapy. Jeśli chcesz aby twoja firma się rozwijała, powinieneś przyjrzeć się procesom, nazwać i zdefiniować je, a potem wdrożyć i optymalizować.

Wydaje się że padło tu dużo trudnych słów, które niewiele znaczą, ale w rzeczywistości to całkiem proste, kiedy się wie czego się szuka i jak można usprawnić pracę. Procesy można znaleźć i wdrożyć w każdej, nawet najmniejszej, choćby jednoosobowej firmie. Ale wymaga to doświadczenia i warto skorzystać z pomocy kogoś z zewnątrz, kto zada odpowiednie pytania. A potem zaproponuje właściwe rozwiązania. A potem można cieszyć się oszczędnościami i poświęcać czas na rozwój.

A przecież procesem jest wszystko – od parzenia kawy, poprzez wyprawianie dzieci do przedszkola, do płacenia comiesięcznych rachunków za energię dla firmy czy wystawiania faktur dla klientów.

Dlaczego warto zwrócić uwagę na procesy nawet w niewielkiej firmie? Jest kilka zalet procesowego podejścia do biznesu.

Procesy ułatwiają pracę

Procesy, dobrze zdefiniowane, ułatwiają pracę w firmie. Opisują one kroki, które należy zrobić, aby osiągnąć konkretny cel. Dzięki temu działania są powtarzalne i nie musimy co miesiąc zastanawiać się co jeszcze powinniśmy zrobić, co wysłać, powiedzieć, albo podpisać, żeby na przykład pieniądze spłynęły na nasze firmowe konto. Już samo to oszczędza nam comiesięcznego stresu i czasu potrzebnego na wykonanie powtarzalnych czynności. A jeśli dołożymy do tego jeszcze automatyzację, to my i nasi pracownicy możemy się skupić na bardziej dochodowych zajęciach.

Na przykład proces comiesięcznego zbierania faktur i wysyłania ich do biura księgowego wymaga pamiętania o kilku rzeczach, łatwo zapomnieć o jakiejś fakturze, nie opisać jej poprawnie, albo zapomnieć o fakturze do proformy. A to generuje niepotrzebne koszty dla firmy, bo na przykład nie można wrzucić w koszty czegoś co nie zostało udokumentowane fakturą i dostarczone do księgowej. I generuje też dodatkową pracę dla księgowej, która musi w kolejnych miesiącach korygować deklaracje VAT i wprowadzać zaległe faktury. Wdrażając prosty proces nie musimy przypominać sobie na początku miesiąca że faktury trzeba zebrać i spędzać nocy na ich sortowaniu.

Procesy eliminują błędy

Powtarzalne czynności, szczególnie te które wykonujemy rzadko, raz w kwartale czy raz w roku, są bardzo podatne na błędy. Bo kto pamięta co dokładnie trzeba zrobić, żeby zapłacić za usługę, która ma roczny abonament? Na przykład opłata za stronę internetową. Czasem nawet obudzeni w środku nocy nie pamiętamy o tym u jakiego dostawcy mamy hosting, a co dopiero gdzie i co zrobić raz w roku żeby wizytówka naszej firmy nie znikła nagle z sieci.

Często problemem jest wykonanie po raz pierwszy procesu opłacania składek dla pracowników, wypełniania kolejnych formularzy i przekazywania informacji do kolejnych działów. Szczególnie jeśli dane czynności trzeba wykonać dla kilkudziesięciu osób. Pracownik wyposażony w proces i listy kontrolne, może zrealizować zadanie krok po kroku, nie myląc się, nie zapominając o żadnej ważnej akcji do wykonania.

Kolejnym przykładem procesu, który może zaważyć nawet na ludzkim życiu, jest proces okresowego sprawdzania bezpieczeństwa instalacji elektrycznej. Musi on być wykonywany co pięć lat. Pięć lat to bardzo długi okres i w mało której firmie w dzisiejszych czasach są ludzie, którzy odpowiadają za taki proces dwa razy, bo firmy rozwijają się, ludzie marzą o awansach, zmieniają zakres zadań.

Natomiast niezmienny pozostaje temat kontroli – wszystkie punkty muszą być sprawdzone, czy nie ma przebić elektrycznych, czy urządzenia są sprawne i odpowiednio zamontowane. Samym sprawdzaniem zajmuje się certyfikowany elektryk, ale dobrze żeby odpowiedni pracownik był w stanie wskazać wszystkie punkty i dopilnować aby całość instalacji została sprawdzona. Bo przebicie w jednej malutkiej lampie czy maszynie, która jest rzadko używana, może grozić czyjąś śmiercią. A mając proces który opisuje co i kiedy powinno być sprawdzane, zabezpieczamy się przed przykrościami i odpowiedzialnością.

Procesy pomagają przekazywać obowiązki

W każdej firmie jest rotacja pracowników. Dobrze jeśli pracownicy awansują, uczą się i zaczynają wykonywać coraz bardziej odpowiedzialne zadania. Właściciel, CEO, prezes też chce zajmować się rozwojem firmy a nie pilnować podstawowych działań administracyjnych. Dlatego przekazywanie obowiązków jest kluczowe w firmach. Czasem zdarza się że pracownik znika na jakiś czas niespodziewanie, choćby w wyniku choroby, czy odchodzi. Jeśli nie ma dobrze zdefiniowanych procesów, może to spowodować chaos, na przykład w produkcji, w wypłatach czy innych kluczowych obszarach firmy. Przed tym może też uchronić zdefiniowanie procesów, dobre ich opisanie i zrobienie list kontrolnych. Na podstawie takiej dokumentacji nowa osoba może bardzo szybko przejąć obowiązki i wykonać zadania efektywnie i oszczędzając zamieszania, wzburzenia klientów, kontrahentów i pracowników. A prezes może spokojnie wyjechać na wakacje, wiedząc że firma będzie działać jak szwajcarski zegarek.

Procesy pozwalają kontrolować poprawne wykonanie zadań

Podobnie jak w gotowaniu, w firmie ważne jest aby wszystko było we właściwych proporcjach, właściwym czasie i właściwej kolejności. Dlatego właśnie dobrze zdefiniowane i opisane procesy, korzystające z list kontrolnych, pozwalają na uzyskanie najlepszej jakości wykonania zadań, nawet przez osoby które nie są jeszcze wprawione w ich realizacji.

Czasem też rutyna jest zagrożeniem. Bo kiedy coś robi się wielokrotnie, mamy tendencję do upraszczania sobie życia i pomijania zbędnych z naszego widzenia kroków. A często takie uproszczenia bywają groźne. Tu też z pomocą przychodzi proces, który wymusza poprawne wykonanie zadania i jego skuteczną realizację za każdym razem.

Procesy poprawiają styl pracy i jakość wykonania zadań

Dobrze przygotowane procesy poprawiają styl pracy. Jeśli są one na bieżąco uaktualniane i usprawniane, pomagają w sprawniejszym, szybszym i bardziej eleganckim wykonywaniu obowiązków. Nie ma tu miejsca na niechlujność, „usprawnienia” które mogą być niebezpieczne, kosztowne albo wręcz spowalniające działania. Bo proces musi być wykonany od A do Z, aby został zamknięty. Pracownik nie zapomni uzupełnić raportu z kontroli, nie pominie sprawdzenia trwałości zmontowanych elementów, dokręconych śrub, drugiej warstwy malowania, jeśli będzie miał listę kontrolną którą wypełni zgodnie z opisem procesu. A jakość będzie powtarzalna niezależnie od tego kto wykonuje dane zadanie. A wyniki będą łatwe do sprawdzenia i porównania.

Procesy pomagają w obniżeniu kosztów

Przez to że zadania są wykonywane bez poszukiwania zapomnianych informacji, kolejne kroki są dobrze opisane, jakość jest powtarzalna i nie wymaga poprawek, praca jest w ostatecznym rozrachunku tańsza. A ponieważ czynności opisane procesami można łatwo zlecić do wykonania mniej doświadczonym, a co za tym idzie tańszym pracownikom, osiągamy kolejną korzyść przy obniżania kosztów działalności.

W wielu przypadkach dobrze opisane procesy pozwalają na zautomatyzowanie rutynowych czynności i wdrożenie narzędzi, które zadanie będą robić automatycznie, albo będą wspierać automatyzacją wykonywanie pewnych kroków. Bez procesu bardzo ciężko zidentyfikować miejsca, które można zautomatyzować. Natomiast kiedy mamy proces, możemy przyjrzeć się dodatkowo krokom, w których można użyć narzędzi.

Procesy przyspieszają pracę

Wykonywanie zadań od czasu do czasu powoduje że musimy sobie przypominać co należy następnie zrobić, szukać informacji, dokumentów do wypełnienia, numerów kont, narzędzi i wielu innych danych, potrzebnych do realizacji celu. „Ubranie” zadania w proces pozwala przygotować listę narzędzi, umieścić w liście informacje konieczne do wykonania zadania, albo zadania, które należy wykonać dodatkowo aby osiągnąć cel. Pozwala to na znaczne przyspieszenie realizacji zadań, szczególnie tych, które nie są wykonywane zbyt często, albo wykonywane są przez nowe osoby.

To co najważniejsze – narzędzia

Wielkie korporacje posiadają bardzo rozbudowane i drogie narzędzia do tworzenia, realizacji i monitorowania procesów. Często są to systemy informatyczne obsługiwane przez spore grupy ludzi, którzy zajmują się utrzymaniem narzędzi aby procesy w firmie działały płynnie. A to oznacza duże koszty utrzymania systemu. Czy mała firma jest skazana na brak narzędzi?

Absolutnie nie. Do stworzenia i realizacji procesów można wykorzystać bardzo proste, często darmowe lub bardzo tanie narzędzia. W większości procesów wystarczy nawet kartka z listą czynności do wykonania, datą realizacji i przypisaną osobą. Tak jak robimy przy codziennych zakupach. Wiemy którego dnia chcemy je zrobić, kto się tym zajął czyli jest odpowiedzialny za to że chleb jest z makiem a nie wielozbożowy i wiemy co chcemy kupić, a co już zostało kupione.

Na tej samej zasadzie możemy zrobić prosty opis procesu. Pisząc listę zadań do wykonania i drukując ją osobie która ma je wykonać. Ale jeśli mamy dostęp do internetu i zadanie jest robione przy użyciu komputera, można je usprawnić, tworząc listy w popularnych narzędziach, dostępnych często za darmo albo za niewielką kwotę, jak MS Word, Excel, Google Docs, Google Sheets, Trello. Stworzone tam listy można też wydrukować w momencie zlecania zadania i przekazać pracownikowi.

Bardziej zaawansowane procesy można tworzyć i utrzymywać w przeznaczonych do tego płatnych narzędziach, jak Jira. Ale nie jest to niezbędne dla większości czynności, które będą opisane naszymi procesami. Najważniejsze jest aby je znaleźć i jakoś opisać, aby można było je powtarzać efektywnie.

Nawet jeśli masz małą jednoosobową lub kilkuosobową firmę, a może właśnie szczególnie wtedy, warto zainwestować w zdefiniowanie procesów i skierowanie swoich wysiłków na produktywne czynności, które pozwolą ci zarabiać a nie martwić się codziennymi działaniami

Na koniec jeszcze osobista anegdotka. Jako że jestem fanem procesów i staram się je znajdować i korzystać z nich wszędzie, opowiem historię o prostej grze zręcznościowej, która mi się spodobała. Ponieważ bardzo rzadko gram, ale jeśli znajdę grę która ćwiczy refleks, spostrzegawczość i pozwala się doskonalić, zaczynam grać w nią na jakiś czas, aż uznam że jestem wystarczająco dobry. Któregoś dnia dzieci pokazały mi taką właśnie grę, symulator parkowania w mieście. Gra bardzo mi się spodobała. Zacząłem w nią grać i bardzo szybko przekroczyłem poziom 1000 i znalazłem się w rankingu na miejscu 18 na świecie. Córka stwierdziła że to fizycznie niemożliwe, że nie da się tak grać w tą grę. Że ona gra już dłuższy czas i jest dopiero w okolicy poziomu 80. Zatem wyjaśniłem jej moje podejście. Zdefiniowałem sobie proces, który optymalizował wygrywanie i jak najszybsze zdobywanie kolejnych poziomów. Oprócz refleksu i spostrzegawczości zaprzągłem do pracy jeszcze powtarzalny proces przechodzenia poziomów, optymalizujący przyznawane punkty, aby dostawać ich jak najwięcej za każdą grą. Dzięki temu zidentyfikowałem samochody które dają najwięcej punktów, które najsprawniej parkują małym wysiłkiem i inwestowałem wszystkie punkty w ich usprawnianie. Dzięki temu w dwa wieczory przy filmie udało mi się osiągnąć zadowalający mnie wynik i mogłem wrócić do pracy.